Ufficio relazioni con il Pubblico - Organizzazione

G

Direttore dei Servizi generali e amministrativi – CATALDO FLORIANA

Sovrintende, con autonomia operativa, ai servizi generali amministrativo – contabili e ne cura l’organizzazione svolgendo funzioni di coordinamento, promozione delle attività e verifica dei risultati conseguiti, rispetto agli obbiettivi assegnati ed agli indirizzi impartiti, al personale ATA, posto alle sue dirette dipendenze. Svolge con autonomia operativa e responsabilità diretta attività di istruzione, predisposizione e formalizzazione degli atti amministrativi e contabili; è funzionario delegato, ufficiale rogante e consegnatario dei beni mobili. Firma tutti gli atti di sua competenza. L’espletamento delle funzioni è volto ad assicurare l’unitarietà della gestione dei servizi amministrativi e generali della scuola in coerenza e strumentalmente rispetto alle finalità ed obiettivi dell’istituzione scolastica, in particolare del piano dell’offerta formativa. Svolge attività di studio e di elaborazione di piani e programmi richiedenti specifica professionalità, con autonoma determinazione dei processi formativi ed attuativi. Svolge incarichi di attività tutoriale, di aggiornamento e formazione nei confronti del personale.

Nello specifico:

• gestisce il controllo generale delle pratiche di segreteria
• organizza gli uffici di segreteria e ne cura la funzionalità, organizza il lavoro dei collaboratori scolastici curandone l’efficacia, firma gli atti di competenza
• liquidazione compensi accessori
• contratti di prestazione d’opera
• versamento di contributi e ritenute
• partecipa alla predisposizione del Programma Annuale, ne redige l’atto e ne segue gli adempimenti connessi
• partecipa alla predisposizione del Conto Consuntivo, ne redige l’atto e ne segue gli adempimenti connessi
• predispone le variazioni di bilancio e segue gli atti connessi alla verifica di cassa
• cura gli atti contabili relativi alle seguenti pratiche: indennità di direzione, indennità di amministrazione, fondo dell’istituzione scolastica, funzioni strumentali e incarichi aggiuntivi, attività e progetti, ore eccedenti
• gestione accertamenti, impegni ed emissione mandati e reversali
• tenuta carpette mandati e reversali con relativa documentazione giustificativa
• tenuta giornale di cassa
• tenuta registri partitari delle entrate e delle spese
• predispone contratti di acquisti di beni e servizi e convenzioni varie e ne cura l’attuazione
• gestione progetti inseriti nel P.O.F.
• tenuta registro emolumenti corrisposti al personale dipendente
• compilazione e trasmissione mod. 770 e dichiarazione IRAP
• emissione modelli CUD
• gestione anagrafe prestazioni del personale in collaborazione con Pasqualato Barbara
• liquidazione stipendi per supplenze brevi e saltuarie
• gestione pratiche INPS
• gestione DMA
• tenuta bollettini conto corrente postale e controllo spese postali
• controllo fogli firma del personale A.T.A. e comunicazione mensile ore da recuperare o eccedenti

Settore Amministrazione/Acquisti/Inventario - ASSISTENTE AMMINISTRATIVA – 

• collabora con il Direttore SS.GG.AA. per gli aspetti amministrativo-contabili
• acquisizione richieste acquisto dei materiali
• richiesta CIG e DURC
• richiesta preventivi e predisposizione eventuali tabelle comparative delle offerte
• emissione ordini e passaggio degli stessi al Direttore SS.GG.AA. avendo cura di allegare fattura, prospetto comparativo delle offerte, CIG e DURC
• inserimento dati degli ordini per creazione del file da trasmettere all’AVCP
• predisposizione e raccolta cronologica dei verbali di collaudo (per i soli beni inventariabili)
• rapporti con le ditte fornitrici
• ricevimento materiale, verifica della corrispondenza tra bolla di consegna e materiale consegnato e consegna dello stesso agli insegnanti
• registro del materiale di facile consumo
• registro inventario: presa in carico e scarichi 
• collaborazione con il Direttore SS.GG.AA. per: gestione progetti, liquidazione dei compensi accessori, contratti prestazione d’opera
• visite e viaggi di istruzione: acquisizione preventivi, predisposizione prospetto comparativo, prenotazione trasporto
• infortuni alunni e dipendenti istituto e tenuta del relativo registro
• gestione appuntamenti del Dirigente Scolastico
• assicurazione alunni
• gestione circolari interne relative all’area alunni
• organi collegiali: elezioni, convocazioni e tenuta dei verbali (in collaborazione con la collega Venturella), pubblicazione sul sito convocazioni e delibere
• rapporti con Comune in relazione a: trasporto scolastico, mensa, pre-scuola, disinfestazione, manutenzione degli edifici, arredi, variazioni del servizio mensa e trasporto dovuti a sciopero, assemblee sindacali e uscite didattiche con relativa comunicazione anche al servizio mensa ecc.
• gestione e controllo dell’utilizzo degli spazi (aule, palestre, ecc.) da parte di Enti o Società esterni
• collabora con il Dirigente in merito alla sicurezza, alla privacy, ecc.
• pubblicazione documenti sul sito dell’Istituto
• convocazione incontri GLH
• gestione protocollo riservato per la parte relativa agli alunni
• predisposizione registri per prenotazione ricevimento genitori
• ricevimento del pubblico prevalentemente in base ai compiti assegnati
• ricevimento del pubblico di tutti i settori durante l’orario pomeridiano e/o in caso di assenza del collega dell’area interessata
• pubblicazione nel sito aree “albo on-line” e “Amministrazione trasparente” di tutti gli atti di competenza della propria area
• sostituzione dell’unità dell’area alunni/protocollo/affari generali in caso di assenza

Settore Personale ASSISTENTE AMMINISTRATIVA – 

• gestione fascicoli personali personale docente e ATA
• aggiornamento annuale stato personale dei dipendenti (ATA)
• rilascio certificazioni e dichiarazioni di servizio e tenuta relativo registro solo eccezionalmente e quando non sia possibile ricorrere all’autocertificazione - Personale ATA
• gestione assenze, permessi brevi, ritardi e recuperi del personale ATA
• gestione richieste visite medico-fiscali relative alle assenze del personale ATA
• emissione decreti di assenza del personale ATA (riepilogativi a fine anno scolastico e in caso di riduzione/assenza della retribuzione)
• compilazione e gestione graduatorie provinciali aspiranti supplenti in collaborazione con la collega Cavicchi
• pratiche adempimenti personale ATA assunto a tempo determinato con individuazione dell’U.S.P. (nomina SIDI, documenti di rito, comunicazioni al co-veneto ecc.)
• contratti individuali di lavoro e pratiche per la sostituzione del personale ATA assente, su indicazione del Dirigente Scolastico avendo cura di pubblicare, tempestivamente, sul sito dell’istituto area albo on-line le lettere di individuazione di tutto il personale destinatario di contratto a T.D. come supplente temporaneo
• richiesta certificato del casellario giudiziale relativo a tutto il personale che presta servizio presso l’istituto;
• gestione protocollo riservato per la parte relativa al personale
• ad inizio mese controllo contratti individuali del Dirigente Scolastico (relativi al personale ATA) per liquidazione stipendi supplenze brevi e saltuarie
• tenuta schede assenze e permessi dei dipendenti (ATA) a tempo determinato e indeterminato
• registro delle assenze del personale A.T.A.
• registro dei decreti delle assenze con riduzione/sospensione della retribuzione relativamente al personale ATA
• pratiche adempimenti personale assunto a tempo indeterminato (documenti di rito, dichiarazione servizi, quiescenza, buonuscita Enpas, ricostruzione di carriera, ricongiunzione legge 29/79, riscatto anni di laurea, ecc.)
• predisposizione atti comitato di valutazione docenti
• predisposizione contratti individuali di lavoro docenti di religione
• trasmissione, richiesta dati e documenti del personale a tempo indeterminato
• gestione graduatorie interne di istituto (personale a tempo indeterminato)
• gestione operazioni di mobilità del personale (trasferimenti, utilizzazioni, assegnazioni provvisorie, ecc.)
• predisposizione atti relativi agli organici del personale (diritto e fatto)
• pratiche cessazione dal servizio (pensione di anzianità/vecchiaia, di inabilità, dispensa dal servizio per infermità, ecc.)
• schedario dei dipendenti collocati in quiescenza (in ordine alfabetico)
• inquadramenti, ricostruzione di carriera e aggiornamento progressione di carriera dipendenti
• gestione INPDAP (mutui pluriennali, piccoli prestiti, ecc.)
• controllo e conteggio ore eccedenti da retribuire al personale docente (da predisporre a dicembre ed a fine giugno)
• adozione libri di testo
• gestione pratiche relative ai tirocinanti
• gestione circolari interne relative alla propria area
• gestione TFR personale a tempo determinato/indeterminato
• gestione modelli PA04 o modello 98
• gestione anagrafe prestazioni del personale
• tenuta piano delle attività annuali dei docenti
• ricevimento del pubblico, docenti e ATA, prevalentemente in base ai compiti assegnati
• ricevimento del pubblico di tutti i settori durante l’orario pomeridiano e/o in caso di assenza del collega dell’area interessata
• pratiche relative ai permessi allo studio
• pubblicazione nel sito aree “albo on-line” e “Amministrazione trasparente” di tutti gli atti di competenza della propria area
• sostituzione della collega del settore personale in caso di assenza

Settore Personale ASSISTENTE AMMINISTRATIVO – 

• gestione fascicoli personali personale docente e ATA
• aggiornamento annuale stato personale dei dipendenti (docenti)
• aggiornamento stato giuridico dei dipendenti
• rilascio certificazioni e dichiarazioni di servizio e tenuta relativo registro solo eccezionalmente e quando non sia possibile ricorrere all’autocertificazione - Personale docente
• statistiche varie riguardanti il personale e trasmissione informazioni richieste
• gestione assenze, permessi brevi, ritardi e recuperi del personale docente
• gestione richieste visite medico-fiscali relative alle assenze del personale docente
• raccolta e trasmissione dati sciopero e assemblee sindacali
• emissione decreti di assenza del personale docente (riepilogativi a fine anno scolastico e in caso di riduzione/assenza della retribuzione)
• compilazione e gestione graduatorie provinciali aspiranti supplenti in collaborazione con la collega Calvitto
• pratiche adempimenti personale docente assunto a tempo determinato con individuazione dell’U.S.P. (nomina SIDI, documenti di rito, comunicazioni al co-veneto ecc.)
• contratti individuali di lavoro e pratiche per la sostituzione degli insegnanti assenti su indicazione del Dirigente Scolastico, avendo cura di pubblicare, tempestivamente, sul sito dell’istituto area albo on-line le lettere di individuazione di tutto il personale destinatario di contratto a T.D. come supplente temporaneo
• richiesta certificato del casellario giudiziale relativo a tutto il personale che presta servizio presso l’istituto;
• ad inizio mese controllo contratti individuali del Dirigente Scolastico (relativi al personale docente) per liquidazione stipendi supplenze brevi e saltuarie
• tenuta schede assenze e permessi dei dipendenti (docenti) a tempo determinato e indeterminato
• registro delle assenze del personale docente
• registro dei decreti delle assenze con riduzione/sospensione della retribuzione relativamente al personale docente
• ogni altra eventuale pratica riguardante il personale dipendente dell’istituto
• gestione circolari interne relative all’area
• stesura circolari relative all’area e collaborazione con i colleghi per stesura lettere varie
• ricevimento del pubblico, docenti e ATA, prevalentemente in base ai compiti assegnati
• ricevimento del pubblico di tutti i settori durante l’orario pomeridiano e/o in caso di assenza del collega dell’area interessata
• pubblicazione nel sito aree “albo on-line” e “Amministrazione trasparente” di tutti gli atti di competenza della propria area
• sostituzione della collega del settore personale in caso di assenza

Settore Alunni/Protocollo e affari generali ASSISTENTE AMMINISTRATIVA – VENTURELLA Susanna

• fascicoli personali (richiesta/trasmissione dati e documenti personali)
• iscrizioni (classi prime e classi intermedie)
• gestione assenze
• certificazioni e dichiarazioni varie solo eccezionalmente e quando non sia possibile l’uso dell’autocertificazione
• statistiche varie di settore e trasmissione informazioni richieste
• pagelle e tabelloni
• esami di stato
• organi collegiali: elezioni, convocazioni e tenuta dei verbali,
• corrispondenza con le famiglie
• predisposizione atti per organico personale (n.alunni e classi istituto)
• gestione registro carico/scarico diplomi
• rapporti con il comune riguardo: alunni stranieri
• elezioni scolastiche: compilazione elenchi genitori, preparazione schede liste elettorali
• archiviazione pratiche e documenti relativi all’ufficio
• gestione circolari interne in relazione all’area alunni
• ricevimento del pubblico relativamente ai compiti assegnati
• collaborazione con i colleghi per la stesura di lettere varie
• inserimento a SIDI dei dati relativi all’anagrafe degli alunni
• scarico giornaliero posta elettronica
• ricevimento, registrazione e smistamento corrispondenza
• archiviazione corrispondenza
• gestione posta in uscita
• gestione appuntamenti del Dirigente Scolastico in caso di assenza dell’unità del settore amministrazione/acquisti/inventario
• gestione adempimenti relativi alle prove INVALSI
• ricevimento del pubblico prevalentemente in base ai compiti assegnati
• ricevimento del pubblico di tutti i settori durante l’orario pomeridiano e/o in caso di assenza del collega dell’area interessata
• pubblicazione nel sito aree “albo on-line” e “Amministrazione trasparente” di tutti gli atti di competenza della propria area
• sostituzione della collega del settore amministrazione/acquisti/inventario in caso di assenza